Googleドライブ、icloud、Onedriveなどを社内共有の便利さから、つい使ってしまう企業を見かけます。無料の個人向けサービスを会社で利用する事はサービス元も推奨していません。
無料の大きな落とし穴
💥 突然のアカウント停止
無料サービスでは、規約違反や容量超過、あるいは不正アクセスの疑いだけでもアカウントが停止されることがあります。乗っ取りなども発生しており、社内の重要データや顧客情報が取り出せなくなる…なんてことも起こる可能性があります。無料のクラウドサ－ビスは対応はおろか保証もされません。
🛡️ セキュリティと法令遵守のリスク
- 無料版はアクセス権限管理が甘く、情報が漏れる危険があります。
- 個人情報や機密情報を保存すると、法令違反のリスクにも直結します。
💡 安全にクラウドを使うためには
- ビジネス向け契約を利用する（Google Workspace、Microsoft 365など）
- アクセス権限・ログ管理が可能な環境を整える
- 社内規程・法令に従って情報を管理する
無料で便利だからといって、業務データを個人向けクラウドに預けるのは非常に危険です。
「突然のアカウント停止」で業務が止まる前に、今一度、社内クラウドの利用環境を見直しましょう。
漏洩には損害補償が必要になる
顧客情報や社内機密を安全に管理できない環境で共有すると、法的な損害や社会的信用の喪失につながる可能性があります。
💡 漏洩時の損害補償の課題
- 無料サービスでは、情報漏洩による損害補償はほとんど期待できません
- データ損失や漏洩に対する補償範囲が限定的、または無保証の場合が多い
- 企業に発生した損害（業務停止、顧客への賠償、信用失墜）は自己負担になる
- 法令違反による罰則や訴訟リスクも、補償の対象外
便利だからといって無料クラウドを業務データの共有に使うのは、非常に危険です。
業務でクラウドを利用する場合は、必ずビジネス向け契約でアクセス権限やログ管理が可能な環境を整え、法令や社内規程に従って情報を管理しましょう。