成功する報告書の書き方

最近、報告書が日記のようになっている若い社員さんを見かけます。
上司や経営者に必要なのは「何が起きて、どう動いたか」という事実の部分です。感情に引きずられず、想いを伝える報告書を目指してアドバイスを書きました。


「感情に引きずられず、読み手に“伝わる”報告書」を書くための
①心を整えるスローガン（書く前の儀式）
②見出し・事実・説明・考察のテンプレート＋書き方のコツ＆見本
をまとめました。

① 書きはじめる前の「心を整えるスローガン」

報告書を書く前は、どうしても「大変だった」「褒めてほしい」という“感情の波”が筆に乗りたがります。そのため、書く前に次のスローガンを1つ唱えてください。

◆ “私は事実の整理係である”

これを唱えるだけで、
「私は当事者じゃなくて“記録する人”なんだ」
という切り替えにより俯瞰的な言葉が書けるようになります。

続いて、感情を避けるための補助スローガンです。

心を整える補助スローガン

  • “評価は読む人が決める。私は材料だけを置く。”
  • “事実は裁かれない。事実は並べるだけ。”
  • “感情は心に置き、報告書には置かない。”
  • “私は出来事のカメラマンである。撮るが写り込みはしない。”
  • “主語を“私”にしない。” → 気持ちの流入を防ぐ鍵

この5つを紙にしてモニター横に貼っておくと、書くたびにブレません。

② 見出し・事実・説明・考察（結論）

報告書は「感情 → 論理」に強制的に変換する構造にすると楽です。

■ 基本テンプレート

（このままコピペして使えます）

【1. 見出し（タイトル）】

形式：何が起きたかを10文字〜20文字で表す。
例：

  • 「10月受付業務での滞留発生について」
  • 「配車手順変更後の影響確認」
  • 「○○システム障害の発生報告」

※ここには一切の感情を入れない。“現象名”だけを書く。

【2. 事実（FACT）】

形式：誰が・いつ・どこで・何をした／起きた（だけを書く）
ポイント：

  • 主観・解釈・推測を入れない
  • 「思う」「感じた」「たぶん」を禁止ワードにする
  • 時系列で並べると整理が進む

例文：

  • 10月15日 14時頃、○○営業所の受付で待ち時間が最大40分となった。
  • 受付担当A氏より「窓口が混雑している」との報告があった。
  • 同日14時〜15時の来訪者数は通常比120%であった。

※ここでは「大変だった」「混乱した」などの感情は禁止。

【3. 説明（原因を“推測でなく事実ベース”で説明）】

形式：

  • 事実から導ける範囲のみ説明
  • 推測を書く時は必ず「◯◯の可能性がある」などと“枕詞”をつける

例文：

  • 来訪者数の増加により受付処理数が追いつかなかったため、待ち時間が増加したと考えられる。
  • 14時台に臨時の問い合わせが3件集中したことも要因となった可能性がある。

※「人手不足で大変だった」「Aさんが遅い」などの“評価”は書かない。

【4. 考察（改善策・今後の対応）】

形式：

  • 責めない
  • 自分を褒めない
  • 「次にどうするか」だけを書く（未来思考）
  • 可能なら数字・期間を入れる

例文：

  • 受付混雑時に臨時対応が取れるよう、翌月から14時台に人員を1名増やす。
  • 来訪者数の増加傾向について、11月に再度データを収集し、必要に応じて受付動線を見直す。
  • 受付処理の標準手順を再確認し、新任職員への共有を強化する。

■ 書き方の鉄則（３つのスイッチ）

感情を排除するための3つのスイッチ

◆ スイッチ1：主語を「人」ではなく「現象」にする

×「Aさんの対応が遅かった」
○「14時台の処理件数が通常比で減少した」

◆ スイッチ2：形容詞を排除する

×「非常に多い来客」
○「通常比120%の来客」

◆ スイッチ3：原則“時系列”で並べる

→ 感情が入り込む隙間がなくなる。
→ 読む側も一瞬で理解できる。

■ 完成形の見本

【見出し】

10月受付業務における待ち時間増加について

【事実】

  • 10月15日 14:00〜15:00の来訪者数が42名で、通常（約35名）に比べ約120%であった。
  • 受付担当A氏より14:10に「待ち列が増加している」との報告があった。
  • 14時台に臨時問い合わせが3件発生し、1件あたりの応対時間が平均6分となった。

【説明】

来訪者数の増加と臨時問い合わせ対応により、処理件数が追いつかず待ち時間が最大40分となったと考えられる。

【考察】

  • 混雑時に臨時対応が可能なよう、来月から14時台に受付人員を1名増加する。
  • 来訪者数の傾向を11月に再度測定し、必要に応じて配置を見直す。
  • 標準手順の共有を強化し、応対時間のばらつきを減らす。

■ まとめ「安定した報告書を作る型」

  • スローガンで自分を「感情 → 記録係」モードにする。
  • 見出し → 事実 → 説明 → 考察 の順で“感情を入れない構造”に乗せる。
  • 評価・感想は書かない。未来の行動を書く。
  • 形容詞禁止、数字と時系列を優先。

あとがき

報告書は、ただの記録ではありません、あなたの実力を静かに伝える材料です。
丁寧に整理された一文には、「この人なら責任ある仕事を任せられる」という印象を生み、読み手の信頼を積み上げていく力があります。

だからこそ、“整った報告書”を書ける力は、仕事の基礎能力そのもの。役職に関係なく、誰が読んでもぶれない文章は、あなたの評価をそっと押し上げてくれます。

どうか覚えておいてください。文章は、最も静かで最も強い“武器”になります。一つひとつの報告書が、未来のあなたの立場と信頼を育てていくのです。